Voor jezelf hoef je geen salarisadministratie bij te houden. Maar als je bedrijf groeit en je wilt personeel aannemen, krijg je hier wel opeens mee te maken. Dit kan de boekhouding van je onderneming een stuk ingewikkelder maken. Hoe pak je dit handig aan?
Heb je personeel, dan hoort daar ook de salarisadministratie bij. Als werkgever ben je immers verplicht om elke maand loonaangifte te doen en het juiste bedrag aan loonheffingen aan de Belastingdienst af te dragen. De meeste ondernemers besteden de salarisadministratie uit aan een boekhouder.
Je mag het wel zelf doen, maar omdat een boekhouder hier meestal betere software voor heeft en zaken makkelijk kan automatiseren is die soms goedkoper dan wanneer je dit zelf doet. Het is het een secuur werkje dat aan bepaalde voorwaarden moet voldoen, onder meer omdat de Belastingdienst bepaalde gegevens wil kunnen inzien.
Waaruit bestaat de salarisadministratie?
De loonstaat, loonstrook en jaaropgave vormen de belangrijkste papieren. Net als bij andere administratie wordt er van je verwacht dat je de salarisadministratie zeven jaar bewaard. Waar een salarisadministratie verder precies uit bestaat, is per bedrijf verschillend.
Sommige bedrijven houden bijvoorbeeld de uren van medewerkers bij via een prikklok. Andere bedrijven hebben een uitgebreid document met huisregels, die ze scharen onder de personeelsadministratie. Ook is een goede administratie van de vakantie- of ziektedagen, of de onkosten van personeel vaak onderdeel van de personeelsadministratie.
De salarisadministratie bestaat in ieder geval uit:
- loonstaten
- loonstroken
- jaaropgaves
Wat staat er op een loonstrook?
Een loonstrook is het overzicht van de verdiensten van de werknemer. Heb je meerdere medewerkers, dan heb je er een voor elke werknemer. Op een loonstrook staat in ieder geval:
De benodigde informatie van een loonstaat:
- Het loon in geld
- Het loon in natura
- Eventuele fooien
- Reiskostenvergoedingen
- De verschuldigde loonbelasting
- Premies voor verzekeringen
- NAW-gegevens van de medewerker
- Het BSN-nummer van de medewerker
Verder bevat een loonstrook het overzicht van het loon van de medewerker:
- De overeengekomen of gewerkte uren
- Het tijdvak
- Het brutoloon
- De samenstelling van het loon (zoals een basisloon, prestatiebeloning en provisie)
- Het minimumloon (ook indien de medewerker meer verdient dan dit bedrag)
- Onkostenvergoedingen
- Vakantierechten
- Ingehouden loonbelasting, sociale premies en eventuele pensioenpremies
- NAW-gegevens van de werknemer
- BSN-nummer van de medewerker
- Gegevens van de werkgever
Jaaropgave
De jaaropgave is de jaarlijkse informatie voor de Belastingdienst. In dit formulier is alle informatie over het loon en de inhoudingen verzameld, waaronder de volgende onderdelen:
- Het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen
- De ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen
- Het BNS-nummer
- Het loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
- De code 0 of 1 zodat de Belastingdienst kan zien of er bij de bepaling van de loonbelasting en premie volksverzekeringen wel (1) of geen (0) rekening is gehouden met de loonheffingskorting
- Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting
Een salarisadministratie opzetten
De loonadministratie wil je als bedrijfseigenaar op orde hebben, maar zeker ook om je te verantwoorden naar de fiscus. De Belastingdienst stelt eisen waar je administratie aan moet voldoen. Bij de indiensttreding van je eerste werknemer, leg je ten eerste een loonstaat aan. Per afzonderlijke werknemer houd je hier persoonsgegevens en loongegevens bij. Denk aan het loonbedrag, loonbelasting, premies, reiskostenvergoeding, NAW-gegevens en het Burgerservicenummer.
Hierin staat ook de toepassing van loonheffingskorting en het nummer inkomstenverhouding (IKV). Dit is een uniek nummer van maximaal vier cijfers wat je elk dienstverband toekent en noteert op de loonstaat. Als een werknemer meerdere functies vervult, kan deze meerdere loonstaten hebben. Bij je eerste werknemer kun je dus gewoon beginnen bij 0001. Een softwareprogramma maakt de loonstaat overigens voor jou aan.
Loonstroken en jaaropgaves delen met medewerkers
Je bent verplicht om een loonstrook en jaaropgave te delen met je medewerkers. In tegenstelling tot wat veel mensen denken, hoeft dit niet maandelijks te zijn. Wel ben je verplicht dit bij de eerste loonbetaling te doen, of als er iets verandert ten opzichte van de vorige loonstrook. Hierop staan zaken als het aantal uren, bruto loon, de opbouw van het loonbedrag, bijslagen en inhoudingen.
Als de bedragen exact hetzelfde zijn als de maand ervoor kun je er dus voor kiezen om ze niet allemaal te sturen. Het is niet verplicht om bij iedere betaling een loonstrook mee te sturen. Het is uiteraard wel netjes om dit te overleggen met je medewerker.
Verder geef je jaarlijks de jaaropgave uit. Hierop staat bijvoorbeeld het loon van het afgelopen jaar, de ingehouden loonbelasting en premies, het loon en de ingehouden bijdrage voor de Zorgverzekeringswet, loonheffingskorting en het totaal aan verrekende arbeidskorting. Je kunt de laatste loonstrook van het jaar als jaaropgave gebruiken, deze is voor de fiscus namelijk vormvrij. In dat geval moet je wel alle verplichte gegevens noteren en je werknemer hiervan op de hoogte stellen. Omdat de jaaropgave vaak een uitvoerige rekensom is, kun je vragen een expert hier eenmaal per jaar naar te kijken voor de aangiftes.
Wat kost de loonadministratie?
De kosten van de salarisadministratie zijn erg afhankelijk van wat hier precies onder valt, en hoe je dit beheert. Onder deze kosten vallen natuurlijk het maken van loonstroken of het verwerken van de loonadministratie. Deze zijn verplicht. Maar zelfs als je dit uitbesteedt blijven de kosten laag.
De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie vallen dus meestal reuze mee. Omdat software veel automatiseert hoeft een boekhouder eigenlijk alleen werk te verrichten als er ook echt wijzigingen zijn. Denk aan een nieuw contract, salarisaanpassing, bonus of wisseling in uren. Zijn dit soort wijzigingen er niet? Dan is de aangifte van de loonheffing het meeste werk en blijven de kosten van het uitbesteden meestal beperkt. De kosten van het uitbesteden zijn dus vooral afhankelijk van hoeveel wijzigingen jij met je medewerkers maakt.
Als je ook de administratie van het bijhouden en het contact rond de vakantie- en ziektedagen of de zaken die horen bij de arbeidsomstandigheden meerekent, kan het bedrag of de tijd die je eraan kwijt bent wel oplopen. De drempel naar de eerste medewerker is het grootst, omdat dan hier alles voor moet worden opgezet. Zodra er meer medewerkers bijkomen en de kosten kunnen worden verspreid over meer medewerkers dalen de kosten per medewerker.
Salarisadministratie uitbesteden, of zelf doen?
Wanneer je je eerste personeelslid aanneemt, en zodoende verplicht wordt om een salarisadministratie op te zetten, dan kan dit best overweldigend zijn. Sommige ondernemers besteden hun loonadministratie dan ook liever uit aan Adfinpartners.
Een begrijpelijke gedachte aangezien het voeren van een salarisadministratie een nauwkeurige bezigheid is en aardig wat tijd kan kosten. Niet alleen aan de uitvoer ervan, maar ook aan het bijhouden van relevante wijzigingen in cao’s en wet- en regelgeving.
Loonadministratie is tijdsintensief en complex. Je moet niet alleen veel berekenen en bijhouden, ook worden wetten en cao’s continu gewijzigd. Daarnaast zijn er kleinschalige wijzigingen zoals het aantal gewerkte uren, tijdelijke contracten, declaraties en bonussen.
Als je kiest voor een administratief softwareprogramma zijn dit soort zaken meestal geregeld. De lastige en tijdsintensieve processen hoef je dan in ieder geval niet meer handmatig te doen. Wetswijzigingen zijn bijvoorbeeld ingecalculeerd. Jaarafhankelijke gegevens zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften worden in de software verwerkt. Het programma zal bijvoorbeeld de loonheffingen voor jou berekenen. Daarnaast bespaar je jezelf dan de risico’s van mogelijke tik- en rekenfouten.
Omdat je het overzicht snel kwijtraakt, kan het raadzaam zijn een boekhouder in te schakelen. Een fout is snel gemaakt, en als starter zit je niet op torenhoge naheffingen te wachten. Ook is het vaak onduidelijk waar een degelijke loonadministratie aan moet voldoen. De expertise van een specialist is dan een geruststelling.
Inhoudsopgave